Veuillez noter que la Liste des codes MARC des organismes canadiens ou le Répertoire des sigles de bibliothèques canadiennes de Bibliothèque et Archives Canada ne supporte pas la recherche de codes pour les pays ayant leur propre organisme d'attribution de code.

Le Répertoire des sigles de bibliothèques canadiennes pour le prêt entre bibliothèques est utilisé en tant que liste des codes MARC des organismes canadiens. Il renferme des codes alphabétiques courts représentant les noms de bibliothèques ou autres organismes canadiens. Ils servent ainsi à leur identification dans un environnement bibliographique. Cette liste représente un outil essentiel pour quiconque utilise les notices MARC, pour les systèmes de signalement des mentions de fonds ainsi que pour plusieurs systèmes de prêts entre bibliothèques.

Les formats MARC comportent de nombreux éléments de données qui nécessitent des identificateurs d'organismes dont les principaux étant ceux qui identifient l'organisme qui attribue le numéro de contrôle d'une notice, l'organisme responsable de la création ou la modification de notices et l'organisme détenteur d'un exemplaire d'un document en particulier. Ceci représente notamment un élément clé pour les codes des organismes qui détiennent les fonds figurant au Catalogue collectif canadien.

Sigles et politiques de prêt entre bibliothèques au Canada

La liste des Codes MARC des organismes aux États-Unis s'est imposée à partir de la nécessité de créer des codes normalisés pour les organismes afin d'appuyer les différents projets bibliographiques au début du XXe siècle. Le premier à voir le jour durant cette période revient à Charles Evans qui voulu signaler qu'une certaine bibliothèque possédait un des titres mentionnés dans son American bibliography (publié 1903-1959). Comme les bibliographies se succèdent les unes aux autres, il devenait donc nécessaire pour chaque éditeur de fournir des explications sur les codes utilisés pour l'identification de bibliothèques et autres organismes. Au fil des années, lorsqu'une bibliothèque désirait s'adresser à d'autres bibliothèques, elle utilisait des abréviations déjà employées dans des ouvrages de référence fiables ou elle en créait simplement de nouvelles de son propre cru.

Le site Web de la Library of Congress fournit de l'information sur l'élaboration de la liste américaine. L'élaboration d'un système canadien remonte aux années 1950 mettant ainsi en place les bases du présent répertoire. Ce système a transposé les codes des organismes canadiens qui étaient déjà répertoriés dans la liste américaine.

La division du catalogue collectif a remplacé celle du prêt entre bibliothèques de Bibliothèque et Archives Canada qui était responsable de l'attribution des sigles et des codes aux organismes canadiens.

L'avènement de projets de catalogage coopératif a permis aux organismes de partager de l'information bibliographique lisible par machine, a mis davantage l'accent sur l'importance d'un système unique de codes des organismes. De plus les systèmes de prêt entre bibliothèques les utilisent considérablement. La norme internationale pour les codes des organismes, ISO 15511 - Identifiant international normalisé pour les bibliothèques et les organismes apparentés (ISIL), adopte plusieurs des caractéristiques des codes de cette liste du format MARC. La norme ISO 15511 englobe les codes du répertoire canadien, la liste des États-Unis ainsi que la liste de l'OCLC.

Principes généraux concernant l'attribution des codes

Jeux de caractères

Les caractères alphabétiques latins de base et le trait d'union ( - ) constituent les composantes des codes. Quoique les parenthèses sont présentes dans certains codes obsolètes, elles sont par contre à éviter lors de l'attribution des nouveaux codes. Que ce soit pour le tri ou pour déterminer l'unicité des codes, le trait d'union ( - ) n'est pas pris en compte, mais il est par contre considéré comme un caractère lorsqu'il faut déterminer la longueur maximale du code.

Casse

Les codes sont généralement formés d'une combinaison de caractères alphabétiques en majuscules et en minuscules. Il est aussi possible que le code soit formé uniquement de lettres majuscules ou de lettres minuscules. Quoiqu'elle en facilite la lecture, la casse n'est pas prise en compte lors du tri ou pour déterminer l'unicité des codes.

Longueur

Quoique leur longueur est variable, les codes ne doivent pas comprendre plus de huit caractères. Le trait d'union ( - ) faisant partie de certains codes est considéré comme un caractère. À partir de 1989 les codes comportant plus de huit caractères ont été, soit, réduits ou périmés à la faveur d'un nouveau code plus court, et ce, afin de se conformer avec la nouvelle politique adoptée par les différents utilisateurs des formats MARC.

Les codes pour les organismes étrangers possèdent une structure semblable à celle des sigles canadiens, sauf qu'ils sont préfixés d'un code de pays. Le code du pays, issu de la norme ISO 3166-1 (Codes de pays), est utilisé comme première section. La seconde section représente la juridiction locale, généralement une ville ou une municipalité. La troisième section représente l'organisme et peut parfois être omise. Les sigles canadiens débutent par une ou plusieurs lettres représentant la province ou le territoire, suivies d'une ou plusieurs lettres représentant la ville ou la municipalité. Le sigle est généralement complété par une ou plusieurs lettres représentant l'organisme.

Les codes des organismes de ce répertoire sont destinés à être utilisés, peu importe que l'enregistrement du nom complet d'un organisme soit possible ou souhaitable. Il n'y a aucune restriction quant à leur utilisation en dehors des formats MARC ou d'un environnement bibliographique. Puisque les codes sont uniques sans tenir compte de la casse ou des traits d'union, ils peuvent être enregistrés en lettres minuscules ou en lettres majuscules avec ou sans trait d'union.

Les codes utilisés dans les échanges internationaux de notices MARC comprendront de préférence le code de pays provenant de la norme ISO 3166-1 dans la première section du code et seront suivis d'un trait d'union. Les formats MARC 21 suggèrent d'utiliser les codes de ce répertoire pour un certain nombre d'éléments de données par exemple, la zone 040 - Source de catalogage. Il est aussi recommandé de suivre autant que possible la nomenclature des majuscules et des traits d'union dans cette liste, et ce afin d'en faciliter la lecture et l'intelligibilité.

Bien que l'utilisation de codes périmés est autorisée dans les notices MARC, il est déconseillé de les utiliser dans les nouvelles notices puisqu'ils ne sont souvent pas uniques ou simplement moins avantageux que les codes des organismes valides. Le présent répertoire renferme les renvois des codes périmés aux codes MARC des organismes valides.