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Les zones de longueur variable, soit des zones de contrôle et des zones de données, sont placées après le guide et le répertoire dans la notice. Les zones de contrôle précèdent les zones de données et sont organisées dans la même séquence que celle des entrées correspondantes dans le répertoire. La séquence selon laquelle les zones de données sont stockées dans la notice n'est pas nécessairement la même que celle de leurs entrées correspondantes dans le répertoire.

Zones de contrôle

Dans les formats MARC 21, les deux premières positions de caractère des étiquettes des zones de contrôle contiennent des zéros. Les zones de contrôle renferment des données et un terminateur de zone; elles ne contiennent pas d'indicateurs ni de codes de sous-zones. L'étiquette 001 est attribuée à la zone de numéro de contrôle qui renferme le numéro de contrôle de la notice. Chaque notice possède une seule zone de numéro de contrôle (possédant l'étiquette 001), qui doit être placée à l'adresse de base des données.

Zones de données

Dans les formats MARC 21, les zones de données possèdent des étiquettes dont les deux premières positions renferment des caractères numériques ASCII autres que des zéros. Ces zones contiennent des indicateurs et des codes de sous-zones ainsi que des données et un terminateur de zone. Il n'y a aucune restriction quant au nombre, à la longueur ou au contenu des zones de données autres que les restrictions indiquées ou implicites, p. ex. les restrictions découlant d'une restriction limitant la longueur totale de la notice. La structure de la zone de données est représentée schématiquement ci-dessous.

Figure : Structure d'une zone de données de longueur variable dans des notices MARC 21

Indicateur_1

Indicateur_2

Délimiteur

Identificateur d'élement de données_1

Élément de données_1

...

Délimiteur

Identificateur d'élement de données_n

Élément de données_

TZ

Indicateurs

Il s'agit des deux premiers caractères dans chaque zone de données de longueur variable. Les indicateurs précèdent donc tout code de sous-zone (soit le délimiteur et l'identificateur d'élément de données) qui pourrait s'y trouver. Chaque indicateur est représenté par un caractère, et chaque zone de donnée dans la notice comprend deux indicateurs, même si les indicateurs ne possèdent pas de valeurs définies. Les indicateurs fournissent de l'information complémentaire au sujet de la zone et ils sont définis individuellement pour chaque zone. On interprète les valeurs des indicateurs séparément, c'est-à-dire qu'on a attribué une signification propre à chacun des indicateurs sans tenir compte de l'autre. Les valeurs des indicateurs peuvent être des caractères ASCII numériques ou alphabétiques en minuscules, ou un blanc. Un blanc est utilisé dans une position d'indicateur non définie, mais il peut aussi avoir une signification dans une position d'indicateur définie. On a réservé le caractère numérique « 9 » aux fins de définition locale d'un indicateur.

Codes de sous-zones

Ces codes identifient chaque élément de données dans une zone et précèdent les éléments de données qu'ils identifient. Chaque zone de données contient au moins un code de sous-zone. Le code de sous-zone contient un délimiteur (le caractère ASCII 1F (hexadécimal)) suivi d'un identificateur d'élément de données. Les identificateurs d'éléments de données définis dans le format MARC 21 peuvent être représentés par des caractères ASCII numériques ou alphabétiques en minuscules. En général, les identificateurs représentés par des caractères numériques sont définis pour des données utilisées dans le traitement de la zone ou pour des données codées nécessaires à l'interprétation de la zone. Les identificateurs représentés par des caractères alphabétiques sont définis pour les divers éléments qui constituent le contenu en information de la zone. Le caractère « 9 » et les symboles graphiques ASCII suivants sont réservés à la définition locale d'identificateurs d'éléments de données :

! " # $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = > ? { } _ ^ ` ~ [ ] \

Une zone de données peut contenir plus d'un élément de données, selon la définition de la zone. Le dernier caractère dans une zone de données est le terminateur de zone, qui suit le dernier élément de données dans la zone.

La désignation de contenu vise à identifier et à caractériser les éléments de données contenus dans une notice MARC avec suffisamment de précision pour prendre en charge la manipulation des données d'une variété de fonctions. Dans les formats MARC 21, on a tenté de préserver l'uniformité de la désignation de contenu dans les cas appropriés.

La désignation de contenu des formats MARC 21 prend en charge le tri des données seulement dans une certaine mesure. En général, on doit faire appel à des algorithmes externes pour trier les données.

Dans les formats MARC 21, il est possible d'utiliser la désignation de contenu, p. ex. des valeurs d'étiquettes ou des indicateurs, pour préciser des constantes d'affichage recommandées. Une constante d'affichage est un terme, une expression et/ou une convention relative aux espaces ou à la ponctuation qui peuvent être produits par le système en des circonstances prescrites pour présenter visuellement des données dans une notice pour en faciliter la compréhension à un utilisateur. Le texte de la constante d'affichage ne paraît pas dans les données, mail il peut être fourni aux fins d'affichage par le système de traitement.

Les données dans une notice MARC 21 sont organisées en zones qui sont identifiées individuellement par une étiquette à trois caractères. Même si les normes ANSI Z39.2 et ISO 2709 permettent l'utilisation de caractères alphabétiques et numériques, les formats MARC 21 utilisent seulement des étiquettes à caractères numériques. L'étiquette est stockée dans l'entrée du répertoire pour la zone et non dans la zone elle-même. Les étiquettes des zones de longueur variable sont définies en blocs d'après le premier caractère de l'étiquette qui, à quelques exceptions près, identifie la fonction générale des données de la zone dans une notice. Le type d'information dans la zone est identifié par le reste des caractères de l'étiquette. La signification de ces blocs dépend du type de notice.

Il existe des règles sur les formats MARC 21 qui ont été élaborées pour donner une orientation dans les cas pour lesquels on devrait définir une zone distincte en vue d'entrer des données dans une note et pour déterminer si ces données devraient être entrées dans une zone de notes générales. Dans le cas du format bibliographique MARC 21, on a défini une zone particulière 5XX pour les notes qui doit être utilisée si au moins l'un des énoncés suivants s'applique :

1. On doit procéder à l'indexation ou au repérage par catégorie pour les données définies dans la note, qui est utilisée aux fins d'accès structuré, mais qui ne sert pas de point d'accès contrôlé.
2. Il faut procéder systématiquement à une manipulation spéciale de cette catégorie de données, soit entre autres une présentation spéciale de l'impression ou de l'affichage ou la sélection ou la suppression du produit affiché ou imprimé.
3. Il faut adopter une structure spéciale de l'information pour des raisons autres que celles mentionnées ci-dessus, p. ex. pour prendre en charge des normes particulières de contenu en information lorsque ces normes ne peuvent pas être prises en charge dans les zones existantes.

Quant au format d'autorité MARC 21, les spécifications relatives aux notes sont couvertes par les deux conditions suivantes :

1. Une zone de note particulière est requise s'il faut procéder systématiquement à une manipulation spéciale de cette catégorie de données particulières, notamment une présentation spéciale de l'impression ou de l'affichage ou la sélection ou la suppression du produit affiché ou imprimé.
2. En général, les notes multiples ne sont pas établies pour permettre d'entrer le même genre d'information pour divers types d'autorités. Ainsi, la catégorie des vedettes, soit de matière, de nom ou de collection, ne limite ni ne permet de distinguer les notes si la même information s'applique à plus d'une catégorie.

On a réservé l'utilisation de certaines étiquettes aux fins de mise en œuvre locale. Les formats MARC 21 ne précisent pas la structure ni la signification de ces zones locales. Ainsi, la communication de ces zones entre les systèmes est régie par des ententes mutuelles portant sur le contenu et la désignation de contenu des zones communiquées.

En général, toute étiquette contenant le caractère « 9 » est réservée aux fins de mise en œuvre locale dans la structure du bloc. C'est particulièrement le cas du bloc de zones 9XX, tel qu'on l'a indiqué ci-dessus. L'évolution historique des formats MARC 21 a toutefois exempté une zone de ce principe général : la zone 490 (Mention de collection) dans le format bibliographique. Il existe plusieurs zones périmées dont l'étiquette renferme le caractère « 9 » (p. ex. les zones 009 (Zone fixe de description matérielle pour la collection d'archives) et 039 (Niveau du contrôle bibliographique et précisions sur le codage).

La valeur d'indicateur « 9 » et la sous-zone « 9 » sont également réservées aux fins de mise en œuvre locale.

En théorie, toutes les zones, sauf les zones 001 (Numéro de contrôle) et 005 (Date/heure de la dernière transaction), et sous-zones peuvent être répétées. Cependant, en raison de la nature des données contenues dans une zone, on ne peut la répéter (p. ex. une notice bibliographique ou de renseignements communautaires ne peut contenir qu'une seule zone 245 (Mention du titre); une notice d'autorité ou de classification ne peut contenir qu'une seule zone de vedettes 1XX). Les formats MARC 21 précisent donc s'il est possible de répéter chaque zone et sous-zone.

En plus de la désignation de contenu, les formats MARC 21 contiennent des spécifications sur le contenu de certains éléments de données, particulièrement ceux qui permettent de représenter des données par des valeurs codées. Les valeurs codées comprennent des chaînes de caractères ASCII de longueur fixe. Les éléments individuels dans une zone ou une sous-zone de données codées sont identifiés selon la position de caractère relative. Même si on retrouve des données codées plus souvent dans le guide, le répertoire et les zones de contrôle de longueur variable, toute zone ou sous-zone peut être définie pour contenir des données codées.

Certaines valeurs communes des codes utilisés dans des données codées ont été définies :

blanc (caractère ASCII 20 (hexadécimal))	Non défini (un élément non défini)
n	Sans objet (un élément ne s'appliquant pas au document)
u	Inconnu (L'auteur de la notice n'a pas été en mesure de déterminer la valeur.)
z	Autre (une valeur autre que celles qui sont définies pour l'élément)
|	Caractère de remplissage (L'auteur de la notice a décidé de ne pas fournir de renseignements.)