Les spécifications relatives au formatage et à l'étiquetage d'une disquette utilisée au cours de la distribution de notices MARC 21 d' autorité, bibliographiques, de classification, sur les fonds, ainsi que de renseignements communautaires sur disquette sont décrites ci-dessous. Ces spécifications relatives aux labels de disquettes ont été provisoirement approuvées par la Library of Congress et le MARC 21 Advisory Committee en novembre 1990, de même que par le Comité canadien du MARC en juin 1991. Les spécifications ne s' appliquent qu' aux labels de disquettes internes.
Les labels de début de volume et de fichier de disquettes de micro‑ordinateurs, comme les labels de bande, transmettent des renseignements du système émetteur au système récepteur. Les labels de début de volume et de fichier déterminent et caractérisent la ou les disquette(s), la transaction et les renseignements contenus dans la ou les disquette(s) de micro-ordinateurs. Les labels de début de volume et de fichier offrent un affichage lisible à l'œil nu des renseignements d'identification et permettent également le traitement des renseignements par machine.
Une disquette de micro-ordinateur MARC 21 destinée à l'échange d'information est une disquette magnétique (p. ex. microdisque mesurant 3, 5 pouces) contenant des fichiers de labels et, à tout le moins, un fichier de notices MARC.
Des fichiers peuvent être organisés pour une transaction de l'une des trois façons suivantes :
Chaque disquette représente un volume. Le blocage de notices n' est pas utilisé et des notices individuelles ne couvrent pas les fichiers ou les volumes. Les fichiers ne couvrent pas les volumes. Les fichiers logiques de notices importants peuvent être segmentés en des fichiers physiques multiples sur des volumes distincts. Les configurations suivantes peuvent être utilisées.
Nota : Les noms entre parenthèses sont des noms de fichiers requis. La notation nnn représente des numéros séquentiels déterminés par l'auteur du ou des fichier(s) de volume(s).
| Volume simple, fichier simple | Volume simple, fichiers multiples |
|---|---|
|
|
| Volumes multiples, fichiers multiples | |
|---|---|
Volume A
|
Volume B
|
Les disquettes de micro-ordinateurs MARC 21 contiennent des fichiers de labels qui déterminent et caractérisent le ou les volume(s) et le ou les fichier(s) de notices MARC 21. Les fichiers de labels permettent de transférer des renseignements autres que MARC entre un système émetteur et un système récepteur. Les fichiers de labels ne comptent que des caractères latins ASCII. Un fichier de labels de début de volume est requis pour chaque nouveau volume physique (c.-à-d. chaque disquette). Un fichier de labels de début de fichier est requis pour chaque fichier nommé de notices MARC 21. Des disquettes devraient également porter un label externe lisible à l'œil nu, lequel indique l'identification du système émetteur (ORS), l'identification du volume (VID) et le ou les volume(s) de dates compilées (DAT).
Les noms de fichiers pour les fichiers de labels doivent répondre aux besoins des différents systèmes opérationnels, tels Windows, PC-DOS, MS-DOS, APPLE-DOS et les environnements Macintosh. Comme certains systèmes opérationnels ont des règles d' affectation des noms plus flexibles que d'autres, les fichiers de labels sont nommés selon les règles d'affectation concernant les noms de fichiers DOS précisant des noms de fichiers ayant de un à huit caractères et une extension de un à trois caractères. Les caractères alphabétiques dans les noms de fichiers et les extensions doivent être majuscules.
Les fichiers de labels de début de volume portent le nom « VOL.nnn » (nnn sont les caractères numériques désignant les volumes, p. ex., VOL.001, VOL.002). Les extensions numériques à trois chiffres dans les noms de fichiers sont assignées dans un ordre séquentiel et le nombre le plus élevé de l' extension sera égal au nombre total de volumes dans une transaction.
Des fichiers de labels de début de fichier portent le nom « FIL.nnn » (nnn sont des caractères numériques désignant les fichiers, p. ex. FIL.001).
Les fichiers de notices sont nommés conformément aux règles d'affectation des noms DOS, lesquelles permettent des noms de un à huit caractères de long, une extension ayant de un à trois caractères, etc. (p. ex. SERMARC.nnn). L' extension du nom de fichier numérique de trois chiffres du fichier bibliographique ira de pair avec l'extension du nom de fichier numérique à trois chiffres du label de début de fichier auquel il est associé.
Un fichier de labels consiste en une séquence de zones. Les zones ont une longueur maximale de 80 caractères. Chaque zone contenue dans un fichier de labels commence par une étiquette comptant trois caractères qui déterminent la zone. L'étiquette est suivie de deux blancs (caractère ASCII 20(hex)). Le contenu des données de la zone suit les deux blancs. Chaque zone se termine par un symbole numéro « # » (caractère ASCII 23(hex)) et un retour de chariot (caractère ASCII 0D(hex)) ou un retour de chariot et un interligne (caractères ASCII 0D(hex) 0A(hex)), dépendants des systèmes opérationnels et assujettis à l'entente conclue entre les systèmes émetteurs et récepteurs. La longueur maximale de 80 caractères de la zone comprend l'étiquette de trois caractères, les deux blancs, le contenu des données, le symbole numéro et le retour de chariot ou le retour de chariot et un interligne. Il en résulte une chaîne de texte qui s' affiche facilement sur un moniteur ou qui s'imprime facilement.
Certaines zones contenues dans les fichiers de labels sont considérées comme obligatoires et doivent être présentes dans chaque fichier de labels. Dans ces zones, le contenu des données ou un caractère de remplissage et la barre verticale (| - caractère ASCII 7C(hex)) doivent être fournis. Des caractéristiques obligatoires ou facultatives des zones sont notées ci-dessous.
Plusieurs des zones sont répétables lorsque l'une des deux conditions suivantes s' applique :
Dans chaque cas, l'étiquette comptant trois caractères et les deux blancs sont répétés.
L'ordre suivant des zones contenues dans le label de début de volume est obligatoire, que toutes les zones soient présentes ou non.
| Étiquette | Nom de l'élément | Description | Oblig. / Facultatif | Répétition |
|---|---|---|---|---|
| ORS | Ident. système émetteur | Alphanumérique | O | NR |
| RCS | Ident. système récepteur | Alphanumérique | F | R |
| DAT | Vol(s) dates compilées | AAAAMMJJ | O | NR |
| DES | Descr. notices | Alphanumérique | F | R |
| TRN | Ident. trans. | Alphanumérique | F | NR |
| VID | Ident. du volume | Numérique | O | NR |
| VTR | Nbre de vol. en trans. | Numérique | O* | NR |
| BFV | Fichiers bibl. volume | Alphanumérique | O | NR |
| BFT | Fichiers bibl. en trans. | Alphanumérique | F | NR |
| PON | N o(s) de bon de commande | Alphanumérique | F | R |
| INV | N o(s) de fact. trans. | Alphanumérique | F | R |
| CSN | Identi. de personne règle trans. | Alphanumérique | F | NR |
| LOC | Endroit(s) | Alphanumérique | F | R |
| NOT | Note(s) | Alphanumérique | F | R |
| * La zone VTR n'est obligatoire que sur le volume final d'une transaction. | ||||
Exemple de label de début de volume : Nom de fichier ‡VOL.001„ (l' extension du nom de fichier correspond au VID)
Nota : Dans l' exemple ci-dessus, # = symbole numéro (caractère graphique ASCII 23(hex)).
L'ordre suivant des zones dans le label de début de fichier est obligatoire, que toutes les zones soient présentes ou non.
| Étiquette | Nom de l'élément | Description | Oblig. / Facultatif | Répétable |
|---|---|---|---|---|
| VID | Ident. du volume | Numérique | F | NR |
| FID | Ident. du fichier | Alphanumérique | O | NR |
| DES | Descr. notices | Alphanumérique | F | R |
| RBF | Not. ds fich. bibl. | Numérique | O | NR |
| INV | No(s) facture couvrant not. ds fichier. | Alphanumérique | F | R |
| LOC | Endroit(s) | Alphanumérique | F | R |
| NOT | Note(s) | Alphanumérique | F | R |
Exemple de label de début de fichier : Nom de fichier : « FIL.002 » (l' extension du nom de fichier correspond au FID)
Nota : Dans l' exemple ci-dessus, # = symbole numéro (caractère graphique ASCII 23(hex)).
Les fichiers de labels de début de volume et de fichier sur disquette MARC 21 permettent la détermination du contenu d'une disquette en dressant la liste de son répertoire à l'aide de la commande DOS « dir » (ou une commande semblable dans d'autres environnements de système). Vous trouverez ci-dessous un exemple de la liste de répertoires pour une disquette typique contenant des fichiers de notices MARC 21. Dans cet exemple, la disquette contient trois fichiers de notices bibliographiques.
Exemple :
Puisque que l'on accède généralement aux données et aux fichiers sur disquettes de micro-ordinateurs dans un ordre aléatoire, la séquence des divers fichiers énumérés dans le répertoire n'a pas d'importance. L'exemple ci-dessus a ordonné les fichiers de façon à ce que l'on puisse montrer la correspondance entre les fichiers de labels de début de fichier et les fichiers bibliographiques.